Referat fra bestyrelsesmødet 28 APR 20

Så foreligger referatet fra bestyrelsesmødet den 28. april 2020.

Deltagere:

  • Hans Münter (HM),                                   Formand
  • Anders Bonde (AB),                                   Næstformand
  • Sofie Vistoft (SV)                                         Kasserer
  • Francesca Bahn (FB)
  • Henrik Bugtrup Henneberg (HB)
  • Per Plauborg (PP)                                       Suppleant

Velkomst

Godkendelse af dagsorden

Godkendt

Formandens status

COVID-19 situationens konsekvenser

Medlemmer har alle som en udvist stor forståelse for vores beslutning om at afslutte sæsonen næsten to måneder tidligere end planlagt, og ikke én eneste af månedsbaderne har ønsket indbetalt beløb refunderet. Stor tak for denne forståelse. En tidlige sæsonafslutning har haft den positive konsekvens, at vi har anvendt ca. 10.000 kr. mindre i strøm end budgetteret.

AKTION:                                                                                 HM skriver en tak på Facebook

Dialogmødet med bådelauget

Samarbejdsaftalen mellem bådelauget og vores forening inkluderer et årligt dialogmøde sidst på badesæsonen. HM og AB havde et meget positivt møde med formanden Peter Storm og næstformanden Sten Jensen. På mødet blev følgende drøftet og aftalt:

  • Saunaen kan som forsøg får lov til at forblive i havnen ved siden af jolleskuret hen over sommeren. 
  • Vi kan låne bådelaugets rendegraver til at flytter saunaen. Pladsmanden vil fortrække at vi flytte saunaen næste uge efter de er færdig med at lægge grus.
  • Såfremt saunaen fremover fast kan forblive på havnen kunne det overvejes at lade den stå, og lade bådelaugets medlemmer få adgang til den et par gange hen over sommeren (naturligvis efter direkte aftale med os)
  • Der er fordelt ca. 40 nøglebrikker, så vinterens problemer med P-pladsen bliver (forhåbentligt) ikke et problem i fremtiden. 
  • Foranlediget af SV anbefalede HM og AB, at administrationen af nøglebrikker fremadrettet håndteres direkte af bådlauget. PS var positiv herfor, men skal vende det med sin bestyrelsen. De praktiske forhold herfor afklares efterfølgende.
  • HM og AB anbefalede ligeledes, at Vinterbaderne fra næste sæson betaler et fast årligt kontingent i stedet for det nuværende, der er baseret på antallet medlemmer ved årsskiftet. Dette vil gavne begge foreningers budgetlægning.
  • Bådlauget anbefalede, at vi sætter loft på medlemstallet for at undgår meget trafik. Med det nuværende antal medlemmer og saunaen potentiale samt muligheden for endnu at justere åbningstiderne, ser vi det ikke som et problem, og der er næppe stor risiko for mange biler der holder ved saunaen.

Økonomi status

  • Afviklingen af lånet fra Jomsborg starter i år. Vi mangler deres kontonummer, som SV er i gang med at fremskaffe.
  • Vi ender sæsonen med 65.000 kr., hvilket bl.a. skyldes, at vi har sparet strøm de seneste små to måneder. Det er vigtigt at vi sparer sammen for at sikre fremtiden. Saunaen holder ikke evigt, en evt. ny saunaovn koster kassen, elektroniske låse er ikke billige osv.
  • Automatisk fornyelse af medlemskab søges etableret, så vores nuværende medlemmer automatisk bliver opkrævet kontingent for kommende sæson til efteråret. SV skal ændre aftalerne med Nets, så betalingerne kan foregå automatisk.
  • I forbindelse med første sæson, var der ca. 100 medlemmer, der betalte 100 kr. i depositum for en nøglebrik. De medlemmer, der endnu ikke har modtaget en nøglebrik,  skal have beløbet retur.
  • AKTION:                                                                     HM udsender mail til disse medlemmer.

Emner til beslutning

Dato for Generalforsamlingen

Coronasituationen betyder, at vi ikke kan opfylde vedtægten om afvikling af Generalforsamlingen i 1. kvartal. Vi drøftede muligheden for en virtuel Generalforsamling, men valgte at fastholde en fysisk Geeralforsamling, når forsamlingsfriheden læmpes igen, forhåbentlig efter 10. maj. Såfremt dette sker, OG såfremt bådelauget har ændret sine restriktioner om fællesarrangementer i klubhuset, er datoen for Generalforsamlingen nu 2. JUNI 2020 kl. 1900 – 2200.
AKTION:                                               HM udsender nyhedsmail, når datoen er konfirmeret.

Vedligeholdelsesopgaver hen over sommeren

  • Maler hele saunaen inkl. gavlen helst inden vi flytter den.
  • ANSVAR:                                                                                                                 SV og FB
  • Nyt tag.
  • ANSVAR:                                HBH fjerner gamle tag. PP finder en tømre som kan lægge nyt.

Modifikationer af saunaen

  • Omklædningsrummet skal isoleres indefra, hvilket vil afhjælp fugtproblemet, samt forberede rummet til en evt. senere indretning til en mindre sauna
  • ANSVAR:                                                       HM planlægger og indkalder til arbejdsweekend
  • Saunabænkene skal løftes, så vi får mest ud af varmen og afhjælper situationen med kulde ved fødderne.
  • ANSVAR:                                                     HBH planlægger og indkalder til arbejdsweekend

Andre arbejdsopgaver i sommerhalvåret?

  • Udbedring af standpladsen bl.a. med nyt anker til saunaen og sikring af stenkanten.
  • ANSVAR:                                                         PP planlægger og indkalder til arbejdsweekend
  • ”Havearbejde” på kanterne
  • ANSVAR:                                                                                                                           FB
  • Skaffe muld til belægning øst for saunaen til græs og vildblomster. 
  • ANSVAR:                                                                                                                HM og FB
  • Vores flotte sten ved rampen får logo på. Stenen skal derfor flyttes hen over sommeren.
  • ANSVAR:                                                                                                                         HM
  • Frivillige middagen blev også udskudt p.g.a. Coronasituationen. Ny dato er endnu ikke fastlagt, men denne meddeles pågældende medlemmer, når situationen er normaliseret yderligere.
  • ANSVAR:                                                                                                                         HM

Indkomne idéer fra idékassen.

Der er ikke indkommet forslag eller input.

Næste møde

Næste møde afholdes umiddelbart inden Generalforsamlingen d. 2. juni kl. 17.30 – 18.30.

Eventuelt

Ingen emner.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

%d bloggers like this: