Referat fra bestyrelsesmødet 23. november 2019 hos formanden

Deltagere:

·       Hans Münter, Formand (HM)

·       Ander Bonde, Næstformand (AB)

·       Sofie Vistoft, Kasserer (SV)

·       Francesca Bahr, Sekretær (FB)

·       Henrik Henneberg (HH)

·       Per Plauborg, Suppleant (PP)

Velkomst

Bestyrelsesmødet blev kombineret med bestyrelsens julemiddag, og startede med vinterbadning kl. 1700.

Godkendelse af dagsorden

Godkendt

Formandens status

Saunaudvidelsen og afregning til Friluftsrådet

Friluftsrådet har givet tilsagn om 16.000 kr. til udvidelse af saunaen med et omklædningsrum, som blev etableret i midten af oktober. De to medlemmer, som kom med frokost blev takket med hver sin gratis Selvtænding. Udvidelsen virker meget tilfredsstillende. HM og SV har underskrevet regnskabet til Friluftsrådet og fremsendt dette.

Trappen

Samme weekend som omklædningsrummet blev bygget, blev der sat en ekstra trappe i vandet, så det nu er muligt at svømme fra den ene trappe til den anden. Der vil blive ophængt et reb med ”nudler” mellem trapperne.

Flis

Parkeringen udenfor bommen har været SMAT, så i midt i november forestod PP og FB, at pladsen blev dækket med træflis, doneret af Jesper Schmidt i Følle. Derudover har Markedshallerne i Kolind doneret ekstra flis. Det vil forhåbentlig afhjælpe problemerne med smat og mudder.

Hjemmesiden

Denne bliver opdateret med nye åbningstider fra 01 DEC, et skema med sammenligning af månedsbader og medlem, omformulering omkring familiebadning og et afsnit om ulykker.

Skridsikre måtter.

HM har modtaget et tilbud på skridsikre måtter på badebroen. SV undersøger, om kommunen har frie midler til at finansiere disse, der er så fald skal afløse de bånd, vi låner af Jolleafdelingen. Måtterne skal i så fald lægges mellem de to trapper.

Økonomi status

SV redegjorde for foreningens økonomiske status. Inden regnskabet er afleveret til Friluftsrådet, er beholdningen ca. 77.000 kr. I forhold til budgettet er dette meget fint, og bestyrelsen drøftede at starte afviklingen af lånet hos Jomsborg et år tidligere end planlagt., hvilket blev afvist. I stedet planlægges de overskydende midler anvendt til at etablere en elektronisk adgang. Dette vil dels aflaste kassereren, dels lette medlemmernes booking og betaling af Selvtænding.
Foreningen havde 23 NOV 168 medlemmer og i november 27 månedsbadere.

[medlemstallet er ved udsendelsen af referatet steget til 172]

Punkter til beslutning

Differentieret betaling for selvtænding.

Bestyrelsen har drøftet muligheden for, og konsekvenserne ved at differentiere betalingen for Selvtænding, så Privat bliver 75 kr. og Åben forbliver 50 kr.
Prisen for Selvtænding, 50 kr., er afstemt efter elforbruget til opvarmning af saunaen. Statistikken viser, at medlemmerne har saunaen tændt 1:59 pr. Selvtænding. Med en timepris på el på ca. 25 kr., passer nuværende pris godt.
Siden sæsonstart har der været ca. 35 Selvtændinger, 6 Åbne, 29 Private, hvilket viser medlemmernes behov.
BESLUTNING:
Kombinationen af behov og strømforbrug (=pris) tilsiger ikke behov for at ændre på prissætningen, så bestyrelsen besluttede at fastholde en ensartet pris for Selvtænding, uanset Åben eller Privat. Medlemmerne opfordres dog til at være bevidste om, at der er så meget eftervarme i saunaen, at den bør slukkes, når badningen påbegyndes.

Mulighed eller krav om automatisk fornyelse af medlemskab.

For nærværende bliver medlemslisten slettet ved sæsonslutningen, og en ny bygget op i takt med tilmeldinger ved sæsonstart. Når/hvis foreningen etablerer et digitalt adgangssystem med brik, vil bureokratiet med udlevering og inddragelse af nøglebrikker blive stort, hvorfor det vil give mening at medlemskabet automatisk fornyes for den enkelte via PBS-tilmelding. Så kun ved en bevidst udmeldelse returneres brik, og depositum tilbagebetales. Øvrige medlemmer beholder brikken og medlemskabet bliver automatisk fornyet og betalt via PBS.
BESLUTNING:
På den baggrund besluttede bestyrelsen at overgå til automatisk medlemskab fra næste sæson.
SV undersøger, hvilke informationer der er nødvendige, og hvorledes dette implementeres.
Den nye procedure bliver indarbejdet i hjemmesiden, og implementeres i takt med den elektroniske adgangskontrol anskaffes.

Månedsbadere – skal de også have rettigheder til selvtænd?

Månedsbadere har begrænsede rettigheder i forhold til medlemmer (se https://nappedam-vinterbadere.dk/medlemskab/). Flere medlemmer anser, at månedsbaderne, specielt de unge mennesker fra Kalø Landbrugsskole, ”fylder” meget, når de kommer som en gruppe på op til 10 badende. Tillige bærer deres brugsmønster præg af, at saunaen anvendes som en form for fristed, hvor de mødes og snakker snarere end at vinterbade.
Bestyrelsen anser, at der skal være plads til os alle, men alle skal vise hensyn til hinanden og give rum til forskellighederne.
BESLUTNING:
Bestyrelsen vil fastholde ordningen med månedsbadere, da dette er en god mulighed for alle at prøve vinterbadningen i en kortere periode. Bestyrelsen besluttede at stramme lidt op på de nuværende forskelle, bl.a. for derigennem at animere flere månedsbadere til at blive medlemmer. Det indebærer, at Månedsbadere udelukkende kan anvende saunaen i den almindelige åbningstid. Altså ikke i Selvtændingstider, også selvom dette måtte være en Åben Selvtænding. Åbningstiderne justeres til at tilgodese ønsker fra Månedsbaderne. Se andetsteds herom.
Tillige besluttede bestyrelsen, at Månedsbadere ikke kan anvende åbningstiderne efter kl. 1800 på hverdage.
Ovenstående beslutninger bliver indarbejdet på hjemmesiden og i velkomstmailen til Månedsbaderne.

Køb af evt. brugt støvsuger/rengørings ting

Nu, hvor der er blevet mere plads under tag, er der udtrykt ønske om anskaffelse af permanente rengøringsmaterialer.
BESLUTNING:
Bestyrelsen gav FB lov til at anskaffe nødvendige rengøringsmaterialer.

Forslag til månedsbadere” løsning” og evt. info aften til nyt hold det starter d.1 Januar. 

Bestyrelsen ser et stort behov for at kunne orientere nye kursister på landbrugsskolen om mulighede, krav og forventninger i f.m. vinterbadning i vores forening. HM har tilskrevet forstanderen for skolerne herom.
BESLUTNING:
Bestyrelsen vil presse på for at kunne komme på Kalø højskolerne og give hvert kursus en kort introduktion til vores krav, vilkår og forventninger. Tillige har bestyrelsen udarbejdet et velkomstbrev (på dansk og engelsk), som tilsendes Månedsbadere, når disse tilmelder sig en måned. Heraf fremgår tydeligt, hvilke muligheder og begrænsninger, der ligger i at være Månedsbader.

Udvidet Jule åbningstider

Der er ønsker om at udvide åbningstiderne i juleperioden.
BESLUTNING:
Åbningstiderne i julen bliver:
24 DEC: Indtil 1200.
25 DEC: 1000 – 1800.
26 – 27 DEC: 0800 – 1800
31 DEC: Indtil 1200.
01 JAN: 1000 – 1800.
02 JAN: 0800 – 1800.
Øvrige dage som altid.

Tjek på selvtænd om den er dækket med 50kr.

Se ovenstående.

Kondens i omklædningsrummet.

Det har vist sig, at de våde håndklæder i omklædningsrummet skaber kondens med risiko for skimmelsvampe.
BESLUTNING:
Bestyrelsen besluttede en ”tre-trins raket”: (1), at beklæde gavlen med tagsingles så fugtig luft og regn ikke blæser ind mellem brædderne; (2), at lade rummet isolere, hvilket burde reducere kondensdannelsen; (3), at montere en fugtstyret blæser til udluftning.
Arbejdet vil blive gennemført over en weekend snarest muligt.

Belønning af frivillige medlemmers arbejdsindsats.

Erfaringen fra to sæsonopstarter og 1,5 sæson har vist, at også i Nappedam Vinterbadere, er det Tordenskjolds soldater, der bistår bestyrelsen i det hårde arbejde med at skabe gode, hyggelige og sikre rammer for alle øvrige medlemmer. For dette vil bestyrelsen gerne kvittere, og flere muligheder blev drøftet, men en beslutning om hvordan blev udskudt til et efterfølgende bestyrelsesmøde.

Familietiden LØR eftermiddag.

Statistikken viser, at eftermiddagstiden LØR er meget lidt anvendt. Bestyrelsens antagelse er, at dels er behovet for at medtage børn hver LØR ikke eksisterende, dels er øvrige medlemmer tilbageholdne med at vinterbade sammen med fremmed børn.
BESLUTNING:
Bestyrelsen besluttede at reducere Familiebadningen til første lørdag i måneden. Har en familie behov for yderligere vinterbadning med børnene, kan dette tilgodeses ved en Privat Selvtænding, hvor børnene medtages gratis.

Indkomne idéer fra idékassen.

Åbningstider om eftermiddagen i stedet for/og om aftenen?

Der er kommet flere input vedrørende åbningstiderne. Dels længere åbningstider om aftenen for at ”lette trykket” i spidsbelastningerne, dels åbningstider om eftermiddagen, så det ikke altid er mørkt i åbningstiden, dels ændrede morgentider, dels udvidede åbningstider i juleperioden. Åbningstiderne blev drøftet under pkt. 5.c, 5.e og 5.f.
FB havde på baggrund af sine statistikker for benyttelsen  af saunaen fordelt på åbningstimer udarbejdet et forslag til justering af disse.
BESLUTNING:
Bestyrelsen besluttede at ændre åbningstiderne, så der kommer ca. 10 flere åbningstimer pr. uge, fordelt på formiddagstimer, eftermiddagstimer og længere åbning om aftenen.
De nye åbningstider vil træde i kraft fra starten af DEC, og blive indarbejdet på Facebook- og hjemmesiden.

Månedsbaderes opgaver og forpligtelsen?

Se ovenstående beslutninger.

Åbent hus i saunaen.

Skal foreningen afholde åbent hus arrangementer et par gange i løbet af sæsonen, så interesserede kan prøve, hvad det vil sige at vinterbade?
BESLUTNING:
Der afholdes ét åbent hus arrangement inden jul. Erfaringerne herfra afgør, om der skal afholdes flere i resten af sæsonen.
FB opretter begivenhed på Facebook, hvor op til 10 interesserede kan tilmelde sig pr. time.

Glemte sager i saunaen.

I takt med flere medlemmer opleves et stigende antal glemte objekter i omklædningsrum og vindfang.
BESLUTNING:
Bestyrelsen besluttede at annoncere glemte sager sidst hver måned. Ikke afhentede sager bliver fjernet primo efterfølgende måned, og afleveret til genbrug.
Intet medlem kan kræve erstatning for fjernede genstande.
Proceduren bliver indarbejdet på hjemmesiden, og bliver del af velkomstbrevet.

Nøglebrik til bommen i saunaen.

Nu, hvor bådelauget har fået nøglebrik på bommen, er der defineret et behov for at kunne sikre, at bommen er åben, hvis der bliver behov for et udrykningskøretøj.
BESLUTNING:
Der er monteret et nød-nøgleskab med nøglebrik til bommen, samt en instruks, i vindfanget.
Dette er tillige indarbejdet på hjemmesiden.

Månedsbadere vs Ordinære medlemmer.

Se ovenstående beslutninger.

Herrer og Dame-tider.

Der er fremsat ønske om at have kønsopdelte åbningstider i løbet af ugen.
BESLUTNING:
Bestyrelsen besluttede, at ikke at følge dette ønske, idet ønsket om kønsopdelt badetider kan tilgodeses via Privat Selvtænding.

Eventuelt

Dette punkt var henlagt til den efterfølgende lækre sammenbragte 6 retters middag med gode vine og højt humør. Løst og fast blev drøftet og vil afføde emner til beslutning på kommende bestyrelsesmøder.